Så skriver du ett pressmeddelande – del 2

Wow, vilken respons! Så skriver du ett pressmeddelande – del 1 verkar ha öppnat portar som länge stått stängda, förlöst energi som länge stått still. PR-konsulterna retweetade och tackade, journalisterna suckade igenkännande och mediebevakningsföretagen blev lyriska. Den fina feedback jag fick efter första delen i pressmeddelande-skolan gör att det nu blir extra roligt att publicera del 2. Men först en liten repetition från del 1, vad var det jag sa? Jo, att:

• 1. Skicka aldrig, aldrig, aldrig en pdf-fil.
• 2. Återvänd till punkt ett samt lägg till word-filer på listan av vad du aldrig ska skicka.
• 3. Varför är din information viktig?
• 4. Sätt in dig själv i ett större sammanhang
• 5. Se till att bra bilder finns tillgängliga

Läs gärna del 1 och kommentarerna till det inlägg innan du sätter igång med den andra delen, som nu följer:

6. Gör inte hela jobbet åt journalisten
Det här kan låta motsägelsefullt. Självklart vill jag som journalist gärna få bra och relevant material skickat till mig. Och självklart underlättar det om du har paketerat informationen på ett tydligt och överskådligt sätt. Men oavsett hur välformulerad och ”färdig” texten i pressmeddelandet är så kommer den aldrig att användas i sin ursprungsform (förutom möjligtvis pratcitat).

Du ska ge kortfattad och kärnfull information om din nyhet och bakgrunden till den, men du behöver inte skriva en färdig artikel, det är journalistens jobb. Snarare försvårar du för en skribent om du själv skriver en färdigvinklad (och kanske till och med utmärkt) klar artikel med bra pratcitat och brödtext. Då får jag som skribent jobba hårdare för att INTE kopiera den vinkel eller det sätt som texten är strukturerad.

Tänk så här istället: Arbeta med en kort inledning som förklarar det viktigaste, det vill säga vad?, var?, när?, vem? och hur? och varför? Använda gärna punktlistor eller faktablock som går att använda som underlag, och skriv gärna några pratcitat som passar i sammanhanget (se nedan). Då blir pressmeddelandet en bra källa för journalisten, snarare än ett eget journalistiskt verk. Inget hindrar förstås att du broderar ut informationen till en egen artikel som du publicerar på den egna sajten, men ett pressmeddelande skrivs inte för att bli publicerat, det skrivs för att skapa intresse hos en journalist, bloggare eller annan represent för någon form av publicistisk verksamhet.

7. Slipa på pratcitaten
I förra punkten nämnde jag pratcitat. Det fungerar ofta bra att ha med några väl valda citat från personer som är relevanta för nyheten. Gäller det en produkt eller tjänst så vill man förstås höra vad den som varit ansvarig har att säga, men även en användare eller en oberoende röst utanför den egna organisationen kan vara en vettig ”talking head” i sammanhanget. Vad som ofta blir meningslöst är uddlösa citat i stil med ”Vi på företaget X ser positivt på vår nya produkt och är säkra på att alla i hela Sverige kommer uppskatta dess finesser”. Skriv hellre ”Den nya tjänsten svarar upp mot det allt större behovet av Y som framkommit i den oberoende XY-undersökningen”. Skriv hellre flera korta pratcitat med olika infallsvinklar än ett enda långt. Då kan citaten vinklas på olika saker, till exempel affärsmässiga, tekniska eller strategiska argument och uttalanden.

8. Rubriken, rubriken, rubriken
Om jag fick en tia för varje gång jag fick ett pressmeddelande via mail med rubriken ”Pressmeddelande” så skulle jag inte vara en rik människa, men i alla fall ha en betydligt lyxigare livsstil. Det är i rubriken du har chansen. Det är oftast den mest garanterade ytan för exponering framför journalistens ögon. De flesta skummar i alla fall igenom sin mailkorg även om inte allt öppnas. Utgå från det absolut viktigaste i ditt pressmeddelande och försök hitta en krok som drar uppmärksamheten till sig, en wow- eller aha-faktor. Att berätta om konsekvenserna samt vilka som påverkas/är i målgruppen kan också vara en bra grej. Lite så här:

Opinionsbildande: 200 000 svenskar drabbas om X blir av/stoppas/ändras
Produkt/tjänst: 200 000 svenskar kan dra nytta av X
Satsning: Genom utvecklingen av X kommer 200 000 svenskar att slippa Y

I exemplet ovan kan alltså 200 000 svenskar lika gärna vara en liten och supersmal (men relevant) målgrupp som naturligtvis finns bland läsekretsen eller bland lyssnarna/tittarna hos den tidning/kanal/blogg du vänder dig till.

Det går att hitta på oändliga exempel på rubriker, men det viktigaste är trots allt att i alla fall ha en vettig rubrik som beskriver vad det handlar om, istället för det minst sagt torftiga ”pressmeddelande”. Jag tror att fenomenet härstammar från fax-försättsblad, då man liksom skulle skriva en vinjett för informationen.

9. Var tillgänglig (och gå inte på semester samma dag som pressmeddelandet skickas)
Att den här punkten ens finns med kanske förvånar, men det har hänt fler än en gång att de personer som står omnämnda som kontaktpersoner varit onåbara den dagen pressreleasen gått ut. Om det beror på dålig kommunikation mellan till exempel vd (som ofta står med som kontakt) och marknad/info-avdelning som ofta roddar med utskicket, ska jag låta vara osagt. Hur som helst är det av stor vikt att den personer som nämns vid namn i pressmeddelanden även är tillgängliga med utförliga kontaktuppgifter, porträttbilder (som jag nämnt tidigare) och befinner sig på företaget eller på annan lättillgänglig plats för att svara på i första hand telefon, men även kunna ta emot besök. TV kanske kommer!
(Idén till den här punkten fick jag från Julia Skott som delar många av mina erfarenheter från att vara pressmeddelande-mottagare)